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業務効率化できるデジタルツール10選【すべてのビジネスマンへ】

業務効率化できるデジタルツール10選【すべてのビジネスマンへ】

ふきげん猫ちび

とにかく、どんどん仕事の業務効率化をして効率よく働きたい。
いまどきのビジネスマンが活用してるイケてるデジタルツールってある?

ふきげん猫ちび

ふきげん猫ちび

海外で流行っているビジネスツールってどんなのがある?

このような声にお応えするために、僕がおすすめするツールをリストアップします。

  • Microsoft Teams(マイクロソフトチームズ)
  • Notion
  • Slack
  • Google Sheet
  • Toggle
  • Calendly
  • Zoom
  • Daynalist
  • Google Tasks
  • Google Keep

ちなみに僕は最近流行りのデジタルツールがあればすぐに試すマニアです。

海外の友人が多いので情報が入るのと、器用なので何でもすぐに使いこなすことが出来るので、新しいツールのことに関しては任せてください。

それでは、僕のお気に入りのツールを紹介していきます。

おすすめのデジタルツール

Microsoft Teams(チームス)

Microsoft Teamsのインターフェイス

参考 Microsoft Teams公式サイト

ビジネスチャットツールではチームス、Slack、チャットワークスが有名どころだと思いますが、僕が一番おすすめしているのがこのMicrosoft Teamsです。

メリットは以下の通り

  • コミュニケーションが爆速になる
  • オープンでフラットなコミュニケーションが可能(パワハラが無くなる)
  • チャットでの会話がノウハウとして構築されていく

チームスはOffice 365に含まれているので、Office 365を使用している会社は無料で使用可能です。

そんな理由もあって、世界トップ100の企業はほとんどTeamsを活用しています。

関連記事 Microsoft Teams(チームス)とは?

Teamsの組み合わせてWordのオンラインバージョンをよく使うようになったので、使い方記事を載せておきます。

関連記事 Microsoft Word ワード・オンライン版の使い方とコツ

Notion

Notionの目次のタイトル

参考 Notion公式サイト

一言で言うと、オンラインノートアプリです。

ただエクセル、To Do、カレンダー、タスク管理などの機能も兼ね備えているので、これ一つあれば何でもできます。

動作が爆速なので、それぞれのページ間をシームレスで移動できるのも魅力の一つです。

関連記事 最強のオンラインノート「Notion」とは?【感想&レビュー】

Slack

Slack

参考 Slack公式サイト

チームスと似たようなツールですが、海外のスタートアップ系や若い人たちにはこちらのツールの方が人気です。

Slackはオンラインサロンのプラットフォームとしてすごく優れていて、僕もSlackのグループにいくつか所属しているのでよく使用しています。

Google Sheet

参考 Google Spreadsheet公式サイト

正式名称はGoogle Spreadsheet(グーグルスプレッドシート)という長ったらしい名前ですが、最近はGoogle Sheet(グーグルシート)とかG Sheet(ジーシート)と呼ばれています。

エクセルを使用している人は多いと思いますが、今はGoogle Sheetの方が圧倒的に機能が優れているので、乗り換えている人は多いです。

例えばエクセルになくてG Sheetにある特徴は以下の通り。

  • インターネットからのデータを引っ張るようなマクロが使える(例:Google Translateやスクレイピングなど)
  • ファイルへアクセスするまでのUXが良い(サーチバーからファイル名を検索→1クリックでファイルを開く、など)
  • ブラウザーのタブで操作する割にはサクサク動く
  • プラグインを使えば機能が拡張できる(僕はGoogle AnalyticsとGoogle Search Consoleを連携させてKPIレポートを作ります)

Toggle

参考 Toggle公式サイト

こちらはフリーランサーにおすすめのツールで、作業時間をトラッキングできます。

機能は割と充実していて、例えば「○○のファイルを開けば自動的にトラッキングする」などといったことが可能なので、マニュアルでトレースする手間がだいぶ省けるようになりました。

Calendly

ミーティング予約にcalendly.com(ミーティング予約アプリ)を使う

参考 Calendly公式サイト

自分のカレンダーのリンクを作って、相手に共有すれば相手が自分の空き時間にアポを取ることが出来るようになります。

関連記事 面接やアポの日程管理に。ミーティング予約アプリ Calendlyのレビュー

Zoom

ビデオ会議でよく使います。

会社などで使っている人は多いのではないでしょうか。

参考 Zoom公式サイト

Google Tasks

GmailからワンクリックでTo Doに入れることが出来る+Googleカレンダーにも入るので、割と便利です。

使用用途としては、転職活動の面接予約をここに入れて管理していました。

参考 「Googleカレンダー」と「Googleタスク」の組み合わせが、最強のToDo管理アプリになる理由 | lifehacker.jp

Google Keep

スマホ~PC間でファイルやテキストを共有したい時にこれを使います。

ノートアプリとしては動作が一番早いのと、メインで使っているNotionをあまり散らかしたくないというのが理由です。

使用用途としては殴り書きでメモを取る、みたいな場合に重宝します。

参考 Google Keep公式サイト

Daynalist

アウトライナーという、箇条書きでドキュメントを作っていくツールです。

Notionを使う前はこれと下位互換のWorkflowyというツールを使いまくっていたのですが、Notionにこの機能が含まれているので使わなくなってしまいました。

Notionが多機能すぎるし、課金したくない、という人にはおすすめです。

参考 Dynalist公式サイト

Windowsのペイントのアプリ

僕はこれを一日に20回くらい使います。

用途としては、僕はメールやTeamsで何かを説明する時に必ずスクショをつけるようにしているのですが、その時に使います。

使い方
  • Win +Shift + S でスクショを取る
  • Ctrl+Pでペイントに貼り付ける
  • 該当する箇所に印をつける
  • Ctrl+A→Ctrl+Cでコピーして、メールなどでCtrl+Pで貼り付け

みたいな感じです。

Microsoft Planner

Microsoft Plannerの使い方 3

タスク管理のツールです。

TrelloやAsanaと比較して機能がかなりシンプルです。

Microsoft Teamsと連携して1クリックでアクセスできるので、使うようになりました。

リマインドでがんがん通知させることが出来るのはとても良いと思います。

関連記事 Microsoft Planner(プランナー)とは?使い方&レビュー

IFTTT

「IFTTT」は、If this then that(これをしたら、あれをさせる)の略です。

各ツールを連携させて動作を自動化するという夢のようなツールです。

条件と動作を指定するだけなので、複雑な知識は不要です。

僕が使っていたのは、「OutlookのEメールにフラッグを立てたらMicrosoft To Doに入れる」みたいなことはしていました。

ちなみに似たようなサイトでZapierMicrosoft Flowがあります。

参考 IFTTT公式サイト

Twitter

ブックマークにはツイッターを使っています。

Twitterは複数のアカウントを持てるようになっているので、テーマ毎にアカウントを持って、後で見返したい内容があれば、該当のアカウントからツイートするだけです。

参考 Twitter公式サイト

OBS + YouTube

OBSはライブストリーミングのソフトで、YouTubeと連携させることによって録画した動画がダイレクトでYouTubeに保存できます。

もちろん、YouTubeに保存した動画は「プライベート」の公開設定をしておけば誰にも見られることはありません。

会社で使う時は、Office365をサブスクライブしている会社であればMicrosoft Streamと連携させるのが良いと思います。

用途としては、ミーティングを録画したい時など。

英語のミーティングであれば自動で字幕がつくので、後でゆっくり見返すこともできます。

もう議事録を必死でメモする時代は終わりました。

参考 初心者向け【OBS設定方法】YouTubeライブへの導入・ 配信方法 | クギネット

PhotopeaとCanva

Photoshopの代わりにPhotopeaCanvaを使うようになりました。

使うと行っても、リサイズしたりファイルサイズを最適かしたり、文字を入れるくらいしかしません。

  • O-danでフリー素材の画像を探す
  • いらすとや」でキャラクターを探す
  • PhotopeaかCanvaで画像を作る

これくらいのスキルを兼ね備えておくと、他のビジネスマンと差別化できると思います。

世界のヘイショー

ちなみに、すぐに習得できますよ。

これから使っていきたい注目のツール

Typeform

久々に衝撃を受けたサービスです。

一言で言うとフォームを作ってくれるサービスですが、UI/UXが未来形なんですよ。

とりあえずデモを見ると分かると思います。

参考 Typeformのデモ

ビジュアルは物凄くよいですが、これで実際にどれくらい離脱率が減るかなどはテストしていません。

参考 Typeform公式サイト

Python

Pythonはプログラミング言語ですが、業務効率化が出来るのですべてのビジネスマンにおすすめです。

コードを一から書くのは大変ですが、ネット上にコピペできるコードを公開してくれている人が多数いるので、Pythonの走らせ方さえ知っていれば楽に実装できます。

Superhuman(スーパーヒューマン)

Superhumanは、アメリカで最近話題になっているEメールのプラットフォームです。

月額30ドルもしますが、Eメールの管理が爆速になるらしいです。

招待制で現在待っている人が2万人以上いるので、手に入れるのが難しいです。

参考 1ドル/日で1.5時間削減?メール高速化アプリ「Superhuman」で新しいメール体験 | lifehacker.jp

使わなくなったツール

Trello

私生活ではNotion、会社ではMicrosoft Plannerを使うので、使わなくなってしました。

便利なツールなので、機会があればまた使うことはあると思います。

参考 Trello公式サイト

One Note

重すぎて使い物にならないです。

参考 OneNote公式サイト

Evernote

Notionを使うようになって使わなくなりました。

参考 Evernote公式サイト

Word、エクセル、パワポ、Outlookのソフト

今はオンラインでツールをブラウザで開いて操作するので、PCのソフトで作業してPCに保存する、ということが無くなりました。

オンラインで作業するならGoogle Doc,Google Sheet,Googleスライドの方が使いやすいです。

ちなみに僕はパワーポイントを使用しません。

Notionでドキュメントを作って、ドキュメントを見せながら説明します。

Outlook vs Gメール

Outlookは会社用、個人はGメールを使用している人は多いと思いますので、この2つを比較するのは難しいですね。

同じ用途のものを2つ利用するのは、効率が悪いし脳のリソースも消費するので避けた方が良いです。

会社でGメールが利用できるのであれば、会社用と個人用をGメールに統一してどんどんスキルを上げていけると思います。

会社でOutlookを使用している場合は、個人用にOutlookを利用することも選択肢としてはありです。

ただし無料版のOutlookは広告が入るし容量も少ないので、個人用としてはGメールを使わざるを得ないです。

一番良いのは、OutookにGメールのUI/UXを実装して二つのツールで同じような使い方をすることです。

世界のヘイショー

説明が分かりにくくてすみません。。詳しくは以下の記事をご参照ください。

関連記事 Gメール&Outlook最強メール管理術!効率化の方法

まとめ

他にお勧めのツールがあれば教えていただけると幸いです。

世界のヘイショー

ありがと!

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