Gメール&Outlook最強メール管理術!効率化の方法

Gmail&Outlook最強メール管理術!効率化の方法

仕事をしている中で、僕が一番多く費やしている時間。。。

それは、Eメールなのではないかな、と思い始めた今日この頃です。

1日2時間とすれば、1週間で10時間。1か月で200時間。1年で2400時間。

世界のヘイショー

ぞっとしますよね。

そこで皆さんにお聞きしたいのですが、皆さんは効率的にEmailを使いこなせていますか?

僕の答えはNoでした。

ふきげん猫ちび

前に見たメールがどこにあるのか分からない
敬語が下手なので、メールの送信に時間がかかる。

ふきげん猫ちび

ふきげん猫ちび

後で対応しようとしていたメールが埋もれてしまったため、すっかり忘れていた
自分の業務に関係ないCCメールが大量に来るので、自分宛てのメールを絞り出すのに時間がかかる。

ふきげん猫ちび

そんな事情もあったので、先日思い切って業務改革を行いました。

具体的には以下の内容を実現しました。

  • Outlookのデスクトップアプリを利用するのを辞めてOWAを使う+GmailのUI&UXを実装する
  • 自動振り分け機能を利用してフォルダーに分ける
  • 削除、アーカイブを積極的に行って受信箱を常に空にキープする
  • 仕事の依頼のメールをワンクリックでTo Doリストに入れる
  • ショートカットを利用して操作が爆速で操作する
  • 連携ツールを利用して他のアプリと自動で同期される

これらを実現することによって、今まで一日2時間かかっていたEメールにかける時間が現在は1時間くらいに短縮されました。

今回は僕が実践しているスーパーEメール管理術を公開させていただきます。

Step1  削除、アーカイブ、フォルダへ移動を使って受信トレイを空にする
 

まず、受信トレイにメールが残っていた時に以下の3つに分類してアクションします。

  • 後で読み返す可能性は0~5%→削除
  • 後で読み返す可能性は5%~30%→アーカイブ
  • 後で読み返す可能性は30%~100%→フォルダへ移動

ここらへんのさじ加減は難しいですが、アーカイブに残しておけば検索で出現するし、削除しても「削除済みアイテム」30日以上保存されるから大丈夫です。

アーカイブを使わない人は多いですが、受信トレイをメール一覧をひとつひとつ見返すことなんてしないと思うので、どんどんアーカイブしてOKです。

後で読み返すメールはフォルダ(ラベル)毎に分けて整理する

フォルダの説明については割愛させていただきますが、どのようなフォルダを作成するかが肝になります。

ちなみに僕のフォルダ群は以下の通り。

  • ボス(上司)
  • 同じチーム
  • USA
  • HR
  • 同じ部署
  • ITのお知らせ
  • ~~
  • ~~

こんな感じです。数はなるべく少なめに抑えた方が良いです。

自動振り分け機能を利用する

フォルダー分けを始めるとメールの整理ができてとても便利なのですが、今度は逆にフォルダに振り分ける手間が出来てしまいます。

そこで。

メールを受信した時点で自動的にフォルダに振り分けられるように設定します。

設定方法:Gmailの場合

  1. :の点が3つあるアイコンをクリック
  2. メールの自動振り分け設定
  3. フィルタを作成
  4. 受信トレイをスキップ(アーカイブする)にチェック
  5. ラベルを付けるにチェック+ラベルを選択する
  6. ?件の一致するスレッドにもフィルタを適用する。を選択
  7. ラベルを選択する

設定方法:Outlookの場合:

  1. メールを選択した状態で右クリック
  2. ルールを作成
  3. すべてのフォルダ
  4. 振り分けたいフォルダを選択
  5. OKをクリック

STEP2. ショートカットを利用する

STEP1が出来ればあとはスキルを上げていくだけなので、ショートカットをガンガン活用します。

>>Gmailのショートカット一覧

>>Outlookのショートカット一覧

ちなみに僕は仕事ではOutlook(OWA/オンラインバージョン)、プライベートではGメールを利用していますが、両方のショートカットを覚えるのは面倒くさいので、OutlookをカスタマイズしてGmailのUI、UXになるべく似せています。方法は下記に説明しています。

Gメールの場合はショートカット設定をONにする

gmailのショートカット設定をONにする

設定方法:

  1. 設定
  2. 全般
  3. キーボードショートカット
  4. 「キーボードショートカットON」を選択

OutlookにGmailのインターフェイスとショートカットを適用する

MEMO
※Gmailしか利用しない人はスキップしても大丈夫です。

まず、Outlookはデスクトップアプリを使用するのは辞めてオンラインバージョン(OWA)を利用します。

初めは慣れないかもしれませんが、慣れればこちらの方が使い易いです。

STEP 1:Gメールのようなビジュアルにする

OWAをGメールみたいなビジュアルにする

  1. 設定
  2. Outlookのすべての設定を表示
  3. メール
  4. レイアウト
  5. 閲覧ウィンドウ
  6. 「閲覧ウィンドウを表示しない」を選択

STEP2:Gメールのショートカットを適用する

Outlookにgmailのショートカットを適用する

  1. 設定
  2. Outlookのすべての設定を表示
  3. 全般
  4. アクセシビリティ
  5. キーボードショートカット
  6. 「Gmail」を選択

Gメールのよく使うショートカットはこちら

  • J = 選択を移動
  • K = 選択を移動
  • U = メール一覧に戻る
  • O = メールを開ける
  • E = アーカイブ
  • # = 削除
  • R = 返信
  • A = 全員へ返信
  • L = ラベルを付ける
  • . = メニューを開く
  • / = 検索
  • Esc = メインフォーカスを移動

残念ながら、OutlookにGメールのショートカットを適用させても全て使える訳ではありません。

ただJKUOE#RAは使えるので、これだけでも大分楽になります。

STEP3. カレンダー、To Doリストと連携する

メールに仕事の依頼が来た場合、5秒でTo Doリストとカレンダーに記録する方法を解説します。

Gmailの場合

各メールを開いている状態で、

  1. :をクリック
  2. To Doリストに追加(→右からGoogle Taskが出現する)
  3. 期限を追加(→Googleカレンダーに登録される)

Outlookの場合

①フラグを立てるとMicrosoft Tasksには登録されます。これが一番シンプルなやり方です。

②ただしOutlook TasksよりもOutlook To-Doの方が使い易いので、自分はMicrosoft Flowを用いて以下のフローを作成します。

  1. フラグを立てる
  2. Microsoft To Doに登録される
MEMO
Microsoft Flowは「Aが行われたらBをする」という風に、各ツールを連携して処理を自動化させるためのツールです。似たサービスで言うとIFTTTやZapierなどがあります。

設定方法はこちらを参考ください。

>>Adding flagged emails to Microsoft To-Do | Microsoft To-Doサポートページ

こちらの内容をOutlook カレンダーに反映させる方法ですが、かなりややこしいフロー(Plannerも同期させる方法)を作成しなければならないのでこちらでは割愛させていただきます。

MS To-DoがもうすぐOutlookに同期されるらしいので、将来的には自動的にこのフローが作成されるかもしれません。

まとめ

以上、いかがでしたでしょうか?

ちなみにOutlook365と契約している会社は、上記のビジネスオートメーションの他にもMicrosoft PlannerやMicrosoft Teamsとも同期して業務効率化が図れます。

個人利用だと今のところGoogleの無料サービスで十分のような気がしますが。

需要があれば他のテクニックなども紹介しますので、コメントやSNSなどでメッセージをいただけると幸いです。

これからもビジネスオートメーションをマスターしてどや顔していきましょう!

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