Microsoft Teams(チームス)の使い方【初心者向け】

Microsoft Teams(チームス)の使い方【初心者向け】

ふきげん猫ちび

チームスを使いたいけど使い方が分からない😂
初めて使うんだけど、3分くらいでさらっと使い方をおさらいしたい。

ふきげん猫ちび

ふきげん猫ちび

使い始めたけどイマイチ理解できていない。

このような状況にいる方に向けて記事を書いてきます。

今回の記事では初めてチームスを使う人に向けて操作内容を必要最低限の機能に絞って分かりやすく説明していきます。

ちなみに「チームスって何?」「Eメールで十分じゃないの?」という方は以下の記事をご参考ください。

関連記事 Microsoft Teams(チームス)とは?ツールマニアが解説
関連記事 Microsoft Teams(チームス)がEメールを超えている理由【徹底比較】

使い方の感覚が分かるデモが公式サイトから公開されている

Microsoft Teamsのデモ

優秀すぎるデモのサイトを見つけてしまいました。。。

2,3分で使用感が分かると思いますので、試してみてください。

参考 Microsoft Teams デモ | Microsoft公式

公式サイトからのYouTubeで解説動画

時間がある方は、公式チャンネルが出している解説動画を見ると良いと思います。

8本15分くらいで見ることが出来ます。

参考 Microsoft Teams をはじめましょう (Japanese) | YouTube

初心者向けにゼロから説明:チームスの使い方

こちらでは、僕なりに初心者の方に向けて説明していきます。

最初に行う設定:Eメールに通知が来るようにする

STEP 1
チームスで最初に行う設定
右上のアイコン → Settingをクリック
STEP 2
チームスで最初に行う設定
Notification → Mentions → ここをすべて「Banner and email」に変更する

自分の業務に関連するメッセージが入った時に、Eメールで通知が来るように設定します。

特にチームスではなくEメール中心で業務を行っている人は、この設定をしないと「チームスでメッセージが来ていたのに気づかなかった」という事態に陥ります。

チームを作る

STEP 1
Microsoft Teamsでチームを作る
右上のアイコン → Settingをクリック
STEP 2
チームを一から作る
「Build a team from scratch」を選択
※Outlookのグループメールのメンバーを一括で入力したい場合は「Create from」を選択します
STEP 3
チームを一から作る:公開設定
「Public」をクリック
STEP 4
チームを作る
チーム名をつけて、「Create」をクリックするとチームが作成されます。
STEP 5
チームにメンバーを追加する
続いてメンバーを追加します。
加入させたい人の名前、もしくはメールアドレスを入力してどんどん追加していきます。
後で追加することも出来るのでスキップしてもOKです。

注意しておきたいのが、ここにある「Team」はその名の通りチームの名前で、プロジェクト名ではないです。

なので通常は部署名が入ります。

プロジェクトによっては他部署の人に参加してもらうこともあるのですが、その場合はゲストとして追加させます。

チャンネルを作る

STEP 1
チームスでチャンネルを作る
チーム名の右横にある「・・・」のアイコンをクリック → 「Add Channel(チャンネルを追加)」をクリック
STEP 2
チームスでチャンネルを作る
各フィールドを埋めて、「Add」をクリックして完了

注意点としてはチャンネルを増やし過ぎないこと。

チームを作ると勝手に「General」というチャンネルが出来ているのですが、基本的にはここにまとめていく感じでOKです。

特定のプロジェクトでコミュニケーションの比率が高く、1年以上の長期で継続的なコミュニケーションが必要な雰囲気があれば新しいチャンネルを作成すると良いと思います。

メッセージを送信する

STEP 1
チームスでメッセージを送信する
該当するチャンネルを選択した状態で、画面下の方にあるフィールドにタイプしていきます。右下の紙飛行機のアイコンをクリックすると、メッセージが送信されます。
STEP 2 (宛先を指定する)
チームスで宛先を指定する
宛先の指定の方法ですが、「@」と打ってから名前を続けると、ポップアップで候補者の名前が表示されますので、選んでクリックします。これをメンションと言います。
STEP 3
チームスでメッセージを送信する
左下の「Aと筆」のアイコンをクリックすると、入力するフィールドが広がってメッセージのタイトルが追加できたり、リンクが追加出来たりなので機能を拡張できます。

注意点としては、タイトルは必ずつけた方が良いです。

後でチャンネル内のメッセージの履歴を追う時に、あると探しているメッセージが見つけやすいです。

タイトル出来るだけ具体的に、一言でメッセージの内容が分かるような言葉で表現します。

ファイルを保存する

チームスでファイルを保存する

該当するチャンネルを選択した状態で、「File」のタブを選択します。

機能的にはSharepoint、One Drive、Google Drive、Dropboxなどのオンラインファイル管理サービスとまったく同じなので省略します。

自分宛てのメッセージを確認する

Microsoft Teamsの通知

自分充てにメッセージが入ると、左上のActivityのアイコンの箇所に赤い数字が表示されます。

Activityのアイコンをクリックすると、自分充てのメッセージ一覧が表示されます。

過去のメッセージを検索する

Teamsを利用することによってどのように検索が改善されるか

画面上の検索バーにキーワードをタイプすると、左のサイドバーに引っかかったメッセージの候補の一覧が表示されます。

条件を指定したい場合はFilesの右にあるアイコンをクリックすると詳細に条件を指定することができます。

まとめ

今回の記事はチームスを初めて使う人のために書いたので、必要最低限の内容に留めました。

中級車向けの記事も書きましたので、良かったら読んでみてください。

関連記事 Microsoft Teams(チームス)運用のコツ【2年使い倒したノウハウ】

ご精読ありがとうございました。

関連記事 社内にMicrosoft Teams(チームス)を普及させたい方へ。無料相談お受けします。

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