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Microsoft Teams(チームス)の使い方【初心者向け】

Microsoft Teams(チームス)の使い方【初心者向け】

ふきげん猫ちび

チームスを使いたいけど使い方が分からない😂
初めて使うんだけど、3分くらいでさらっと使い方をおさらいしたい。

ふきげん猫ちび

ふきげん猫ちび

使い始めたけどイマイチ理解できていない。

このような状況にいる方に向けて記事を書いてきます。

記事の内容
  • デモ画面で試してみる
  • トレーニング動画
  • 初心者向け使い方説明
  • タスク管理ツールMicrosoftプランナーの使い方
  • ビデオ会議の使い方
  • ドキュメント作成の方法
  • 中級者~上級者向け使い方のコツ

今回の記事では初めてチームスを使う人に向けて操作内容を必要最低限の機能に絞って分かりやすく説明していきます。

ちなみに「チームスって何?」「Eメールで十分じゃないの?」という方は以下の記事をご参考ください。

関連記事 Microsoft Teams(チームス)とは?ツールマニアが解説
関連記事 Microsoft Teams(チームス)がEメールを超えている理由【徹底比較】

Teamsを学習する方法(本、ビデオなど)

使い方の感覚が分かるデモが公式サイトから公開されている

Microsoft Teamsのデモ

優秀すぎるデモのサイトを見つけてしまいました。。。

2,3分で使用感が分かると思いますので、試してみてください。

参考 Microsoft Teams デモ | Microsoft公式

おすすめの本

Microsoft Teams専用の本ではありませんが、以下の本はOffice 365の活用事例が紹介されているのでお勧めです。

参考 ひと目でわかるOffice 365ビジネス活用28の事例 マイクロソフト関連書 Kindle版 | Amazon.co.jp

ちなみにSharePointの使い方が6割、Teamsの使い方は2割くらいです。

世界のヘイショー

まずは他の人の使い方を真似ることから始めてみてください。

マイクロサイト公式サイトからの学習サイト

お金をかけたくない人は、マイクロソフト公式サイトから分かりやすいマニュアルがあるのでこちらをどうぞ。

参考 Microsoft Teams 日本語マニュアル、クイックガイド、ビデオ | Microsoft公式

こちらはしっかりとしたオンライン学習サイトになっています。

参考 「Microsoft Teams でオンライン授業をするための学習コース」を 12 本リリース | Microsoft公式

公式サイトからのYouTube解説動画

時間がある方は、公式チャンネルが出している解説動画を見ると良いと思います。

8本15分くらいで見ることが出来ます。

参考 Microsoft Teams | YouTube

初心者向けにゼロから説明:チームスの使い方

こちらでは、僕なりに初心者の方に向けて説明していきます。

最初に行う設定:Eメールに通知が来るようにする

STEP 1
チームスで最初に行う設定
右上のアイコン → Settingをクリック
STEP 2
チームスで最初に行う設定
Notification → Mentions → ここをすべて「Banner and email」に変更する

自分の業務に関連するメッセージが入った時に、Eメールで通知が来るように設定します。

特にチームスではなくEメール中心で業務を行っている人は、この設定をしないと「チームスでメッセージが来ていたのに気づかなかった」という事態に陥ります。

チームを作る

STEP 1
Microsoft Teamsでチームを作る
右上のアイコン → Settingをクリック
STEP 2
チームを一から作る
「Build a team from scratch」を選択
※Outlookのグループメールのメンバーを一括で入力したい場合は「Create from」を選択します
STEP 3
チームを一から作る:公開設定
「Public」をクリック
STEP 4
チームを作る
チーム名をつけて、「Create」をクリックするとチームが作成されます。
STEP 5
チームにメンバーを追加する
続いてメンバーを追加します。
加入させたい人の名前、もしくはメールアドレスを入力してどんどん追加していきます。
後で追加することも出来るのでスキップしてもOKです。

注意しておきたいのが、ここにある「Team」はその名の通りチームの名前で、プロジェクト名ではないです。

なので通常は部署名が入ります。

プロジェクトによっては他部署の人に参加してもらうこともあるのですが、その場合はゲストとして追加させます。

チャンネルを作る

STEP 1
チームスでチャンネルを作る
チーム名の右横にある「・・・」のアイコンをクリック → 「Add Channel(チャンネルを追加)」をクリック
STEP 2
チームスでチャンネルを作る
各フィールドを埋めて、「Add」をクリックして完了

注意点としてはチャンネルを増やし過ぎないこと。

チームを作ると勝手に「General」というチャンネルが出来ているのですが、基本的にはここにまとめていく感じでOKです。

特定のプロジェクトでコミュニケーションの比率が高く、1年以上の長期で継続的なコミュニケーションが必要な雰囲気があれば新しいチャンネルを作成すると良いと思います。

メッセージを送信する

STEP 1
チームスでメッセージを送信する
該当するチャンネルを選択した状態で、画面下の方にあるフィールドにタイプしていきます。右下の紙飛行機のアイコンをクリックすると、メッセージが送信されます。
STEP 2 (宛先を指定する)
チームスで宛先を指定する
宛先の指定の方法ですが、「@」と打ってから名前を続けると、ポップアップで候補者の名前が表示されますので、選んでクリックします。これをメンションと言います。
STEP 3
チームスでメッセージを送信する
左下の「Aと筆」のアイコンをクリックすると、入力するフィールドが広がってメッセージのタイトルが追加できたり、リンクが追加出来たりなので機能を拡張できます。

注意点としては、タイトルは必ずつけた方が良いです。

後でチャンネル内のメッセージの履歴を追う時に、あると探しているメッセージが見つけやすいです。

タイトル出来るだけ具体的に、一言でメッセージの内容が分かるような言葉で表現します。

メンションとは?

メンションというのは、メッセージ中に「@+相手のユーザー名」をタイプすると相手に通知が行くシステムのことです。

なのでチームスのスレッドに書き込むときは普通「@〇〇〇さん – お疲れ様です。~~~」みたいな感じで宛先を指定します。

改行するためにEnterをタイプしたらメッセージが送信される誤動作に注意

チームスを使っている人なら必ず経験があると思います。

世界のヘイショー

僕はたぶん100回以上誤送信したと思います。

改行はShift+Enterです。

世界のヘイショー

これ頭に叩き込んでください!

ファイルを保存する

チームスでファイルを保存する

該当するチャンネルを選択した状態で、「File」のタブを選択します。

機能的にはSharepoint、One Drive、Google Drive、Dropboxなどのオンラインファイル管理サービスとまったく同じなので省略します。

自分宛てのメッセージを確認する

Microsoft Teamsの通知

自分充てにメッセージが入ると、左上のActivityのアイコンの箇所に赤い数字が表示されます。

Activityのアイコンをクリックすると、自分充てのメッセージ一覧が表示されます。

過去のメッセージを検索する

Teamsを利用することによってどのように検索が改善されるか

画面上の検索バーにキーワードをタイプすると、左のサイドバーに引っかかったメッセージの候補の一覧が表示されます。

条件を指定したい場合はFilesの右にあるアイコンをクリックすると詳細に条件を指定することができます。

タスク管理ツールMicrosoft Planner(プランナー)の使い方

Microsoft Plannerの使い方 1

チームスのコンセプトはオールインワンなので、タスク管理にはOffice 365アイテムのMicrosoft Planner(プランナー)を使うのが良いです。

使い方は以下の記事で解説しています。

関連記事 Microsoft Planner(プランナー)とは?使い方&レビュー

ビデオ会議機能の使い方

最近はテレワークの需要が増したためにテレビ会議の需要が増えているようですが、ZoomかTeamsの2択と言われているほどTeamsのテレビ会議には定評があります。

ちなみにSkype Businessも試したのですが、全然だめでした。

あとZoomも最近セキュリティの問題が浮上しているようなので、今はTeams一択と言えるのかもしれません。

使い方は上記のビデオを参考にしてみてください。

ドキュメント制作にはWikiとOneNoteは使わない

WikiやOneNoteと連携して使う方法をよく聞かれるのですが、僕はこの2つのツールは使っていません。

Wikiはノートアプリとしては操作が独特すぎるし、OneNoteは重すぎてイライラしたので使うのを辞めました。

会社の場合はWordのオンラインバージョンがおすすめです。

関連記事 Microsoft Word ワード・オンライン版の使い方とコツ

個人で使う時は、爆速でUX/UIが最高なNotionというアプリを使います。

関連記事 オンラインノート「Notion」とは?【感想&レビュー】

世界のヘイショー

個人的にはMicrosoft TeamsとNotionはデジタルツール界の2台巨頭だと認識しているので、併用しています。

中級者~上級者向け使い方のコツ

その他にもいろいろなノウハウがあるのですが、記事が長くなったので別記事にまとめました。

関連記事 Microsoft Teams(チームス)運用のコツ【2年使い倒したノウハウ】

要約すると以下の通りです。

  • デスクトップアプリは使わず、ブラウザバージョンを使う
  • 返信は同じ質問のスレッドにする(1トピック1スレッド)+各スレッドにはタイトルを付ける
  • 余計な人にCC(メンション)しない
  • チャットはなるべく使わず、タイムラインに投稿する
  • 文字は少なめに。なるべく箇条書きを使ったり、スクショを貼り付ける。
  • メッセージにファイルを添付せずに、Sharepointのリンクを貼り付ける(URLを直接貼らずにテキストにリンクを付ける)
  • チーム、チャンネルは増やしすぎない
  • 余計な機能は使わない

チームスの活用事例

実際にどういう場面で使うの?

ふきげん猫ちび

世界のヘイショー

そのような方のために、必ず成功する活用事例3つを紹介します。
  • 社内通知のアナウンスメント用チャンネル
  • 特定のルーティンワークの依頼受付窓口のチャンネル
  • 特定のトピックの相談窓口チャンネル

詳しくは以下の記事にまとめています。

関連記事 Microsoft Teams(チームス)導入に効果的な3つの活用事例

まとめ

今回の記事はチームスを初めて使う人のために書いたので、必要最低限の内容に留めました。

ご精読ありがとうございました。

5 COMMENTS

世界のヘイショー

スマホのアプリもありますが、かなりサクサクで使いやすいですよ。

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早川

設定で、Account作成はスマホの場合は、どのアイコンを使いますか?

スマホのメルアドですると、アカウントが作成できません。

返信する
トオル

ありがとうございまーす。まだどれだけ利用できるかわかりませんが、知らないノウハウが複数あったので、新たな発見になりました。

返信する

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