今日はOffice 365のタスク管理システムである「Microsoft Planner（マイクロソフト・プランナー）」について解説させていただきます。
- マイクロソフト・プランナーとは？
- プランナーの特徴
- 評判、レビュー
- Trello、Asanaなど他のタスク管理アプリとの比較
- Plannerの使い方
- Plannerのコツ
以上の内容についてです。
プランナーはシンプルで軽快なので、個人的には好きなアプリです。
ちなみに僕はTeamsとプランナーを組み合わせて使うことが完璧なチームマネージメントが出来ています。
Microsoft Teamsの記事は以下をご参照ください。
関連記事 Microsoft Teams(チームス)とは？ツールマニアが解説 | Heysho
ヘイショー
目次
マイクロソフト・プランナーとは？
Trello、Asanaなどに似たタスク管理アプリのことです。
Office 365に付いていて、Microsoft Teamsと親和性が高いので利用する人が増えてきています。
Trello、Asanaなど他のタスク管理アプリと比較したプランナーの特徴
- 操作性がシンプルで速い
- Office 365をサブスクライブしている会社は無料で利用できる
- 機能は限定的だけど、タスク管理＆リソース管理には必要な機能は備わっている
- Microsoft Teams内にチームがあると、プランナーを使うときにメンバーをいちいち招待する必要がない
- 操作性がシンプルなのでITに疎い人にも説明しやすい
- Officeアカウントは常にログインしているので、使う度にログインする必要がない
個人的な感想はと言うと、僕はプランナーが一番好きです。
ヘイショー
プランナーの評判、レビュー
Microsoft Planner を利用することで、誰がどんなことを誰にお願いしているのか、それが進捗しているのか、負荷が偏っている人がいないかなど、従来メールでお願いごとを依頼していた時に感じていた課題がいっぺんに解決できました。
» Microsoft Planner でチーム メンバー間のお願いごとの整理と管理をしてみたよ | idea.toString();
簡易なタスク管理としては使えるが、プロジェクトなどのタスク管理に適しているわけではない。 ただし、簡単に誰でも、視覚的にわかりやすくなっているので、特にこのままでも良いように感じる
昔のマイクロソフトのモバイルアプリに良くある「重い」「遅い」「使いづらい」というネガなイメージを覆す軽快な使用感。操作も直感的。 カンバン方式のタスク管理ツールとしてはかなり良くできている。超メジャーアプリのアレをかなり研究したんだろうなと。ユーザーとして好感が持てる。365連携できるので、企業ユースで始めやすい。
Plannerの使い方
STEP 1. タスクを追加する
これでチケットが作成されました。所要時間５秒。
STEP 2. タスクに詳細を入力する
先ほど作成したカードを開けると、詳細が開けますので、入力していきます。
入力が必要な項目は以下の３つです。
- Assign… 担当者の名前。複数人が担当している場合は、現在ボールを持っている人の名前をここに置きます。
- Due Date … 期限のこと。期限を過ぎると担当者へしつこいくらい通知が来るようになります。
- Attachment… これが一番重要で、コミュニケーションを展開しているTeamsのスレッドのリンクをここに貼ると、詳細が追えるようになります。
STEP 3. タスクが完了したら、チェックする
これだけです。
使い方のコツ
Teams上ではなく、プランナーアプリで直接操作する
TeamsのタブにPlannerアプリを連携させて使う人が多いですが、これをするとスピードが遅くなります。
僕はChromeのプランナー・アプリを常に開けっぱなしにしています。
タスク管理アプリは操作性にスピード間がないと使わなくなってしまうので、5秒以内にカードを作ることを意識しています。
カードに詳細は書き込まない。Teamsのスレッドとリンクさせる
プランナーは検索機能に乏しいので、ここに情報を詰め込んでも後から検索してトラッキングすることが出来ないです。
なので詳細はなるべくTeamsのタイムラインに残すべきで、Plannerは各スレッドとリンクさせておくくらいが良いです。
つまり、Plannerはデータベースとしてではなく、タスクの進捗確認、リソースの管理目的で使うということです。
Teamsとプランナーを活用した仕事の依頼の流れ
仕事の依頼はTeamsのタイムラインで行い、そのあとにPlannerのカードを作ってTeamsのスレッドのURLと連結させます。
これによって以下のメリットが実感できます。
- 期限を過ぎると担当者にフォローアップの通知がしつこいくらい行く
- 各カードのステータスはまとめてチェックできるので、誰が仕事の達成率が悪いかが一目で分かる
To Doリストとして使う
タスク管理アプリは使わなくなってしまうことが多いので、To Doリストとして使うくらいヘビーローテーションで使っていかないと馴れないです。
仕事の依頼が入ると５秒でPlannerでチケットを切れるようにしておいた方が良いです。
Plannerのカード内でのコメントでのやりとりはしない
僕はここにメッセージを書いたことが何回かあったのですが、返信をもらったことはないです。
あとここでコミュニケーションを行っても後から検索してたどり着くのが難しいので、コミュニケーションはやはりTeamsのタイムラインに統一するべきです。
バケットは「今週」と「来週以降」の２本にする
バケットをどのようなカテゴリーで使おうか迷う人は多いと思いますが、僕はこの２本が一番しっくりきました。
数を増やしすぎるとブラウザーに収まらなくなるので２～３本くらいが良いです。
あと仕事の優先順位を考えるときに僕は「今週」か「来週以降か」の２択で２しか考えないので、この２本にしています。
まとめ
会社員にとって、Microsoft TeamsとPlannerの組み合わせは最強だと確信しています。
ヘイショー
ご精読ありがとうございました。
