Microsoft Teams（チームス）導入に効果的な３つの活用事例

このような疑問にお答えします。

僕は外資系企業で一日の7割をTeams使いながら過ごしているのですが、そんな僕が今までに見た中で一番受けが良かったチャンネルを紹介していきます。

• Webサイトの変更のアナウンスメント
• 特定のルーティンワークの依頼
• 特定のトピックの相談窓口

ちなみに、チームスって何？使い方は？という方は以下の記事を参考にしてみてください。

関連記事 Microsoft Teams(チームス)とは？ツールマニアが解説
関連記事 Microsoft Teams(チームス)の使い方【初心者向け】

Webサイトの変更のアナウンスメント

企業のWebサイトのコンテンツを担当していたのですが、外資系の大きな企業だったので変更があるたびに社員全員に内容をアナウンスする必要がありました。

過去にはEメールで行っていたのでが、チームスに「Webサイト変更/新規リリース」というチャンネルを作ってここで変更通知を行うようにしました。

Eメールで行っていた頃の課題

• 文章を失敗するとものすごく恥ずかしい思いをするので、メール送信の前はかなり時間をかけて入念にチェックしていた
• Eメールのスレッドに返信してくれる人もいれば、新規のスレッドで質問してくれる人もいたので、コミュニケーションの履歴を追うのが時間がかかった
• 過去の変更履歴を探すのが大変だった
• メールを見落とす人が多かった

チームスを導入したことによるメリット

• 文章を投稿したあとに修正できるので、気軽にスピーディーに投稿することが出来るようになった
• 投稿したスレッドに返信を貰うように徹底したので、過去のコミュニケーションが検索しやすくなった
• 過去の変更履歴が一瞬で分かるようになった
• 変更通知を見落とす人がいなくなった（いたとしてもチャンネルを見に来て自ら探したのだと思われる）

特定のルーティンワークの依頼

Google Analytics（Webサイト解析）のレポートを依頼ごとに提出するという仕事を担当していたのですが、ここでもTeamsを導入したことでポジティブな変化が見られるようになりました。

Eメールで行っていた頃の課題

• 作業者が複数いたので、作業の依頼人が誰に仕事を投げたらいいのかが分からなかった
• 作業者同志での情報共有が出来ていなかったので、作業者によってレポートのフォーマットが違っていた
• 作業をベンダーまたは派遣に請け負ってもらう時に、引き継ぎに時間がかかった
• 作業依頼がSkypeや個別Eメールで行われている場合、マネージャーは誰が何をどのような内容で行っているのかが把握できない。
  しかもそれらがリソースとしてカウントされないので作業者にとって負担が重かった

チームスを導入したことによるメリット

• 「依頼がある時にはこのチャンネルに投稿する」というように窓口が一つになったことにより、依頼がしやすくなった
• 依頼人は依頼の方法を過去の投稿から真似できるので、新しいメンバーにとって依頼がしやすくなった
• 作業者は誰が何を担当しているのかが一目で分かるようになり、レポートも共有されるのでフォーマットを合わせれるようになった
• マネージャーの立場からは、誰が何をどのくらい担当しているのかが一目で分かるので、ノウハウが共有できる＋リソースを管理しやすくなった

特定のトピックの相談窓口

これは僕自身が開設したチャンネルではないのですが、ユーザーとして頻繁に活用していたITサポートとリーガルレビューのチャンネルを紹介します。

Eメールで行っていた頃の課題

• 会社に入りたての頃は、誰にどのような連絡をすれば良いのかが分からなかった
• 初めて連絡をするときに、いきなり電話するのか、メールで連絡するのか、ミーティングをセットアップするのかなどが全然分からなかった
• チームのメンバーからは「過去の同じような相談をした」と聞いたのだが、内容の履歴が残っていないので新たに依頼する必要があった

チームスを導入したことによるメリット

• 圧倒的に依頼がしやすくなった
• 過去の履歴を検索できるので、相談する前に過去に似たような事例がないか自分で探せるようになった

Eメールを転送するためだけのチャンネル

チームスを導入してもEメールで連絡してくる人は大勢いるので、メールを転送するためだけに作成したチャンネルです。

メリット

• チームスに転送するこによってリンクが生成できるようになる
• チームスの検索から探すことが出来るようになる

ただし人によっては「公開されるのが嫌」という人もいるので注意が必要です。

まとめ

最後の１つは特殊な活用法になりますが、以下の３つは初心者にとっても確実にメリットが感じられると思います。

• 全体への通知用のチャンネル
• 特定のルーティンワークの依頼窓口のチャンネル
• 特定のトピックの相談窓口のチャンネル

ヘイショーからは以上です、ご精読ありがとうございました。