徹底比較。Microsoft Teams(チームス)がEメールを超えた理由

Microsoft Teams(チームス)がEメールよりも優れている理由【徹底比較】

ふきげん猫ちび

会社でMicrosoft Teamsを使うような方針になっているんだけど、Eメールの方が使いやすいんだよね。
Microsoft Teamsは覚えるのに手間もかかるし面倒くさいから自分はいいかな。

ふきげん猫ちび

ふきげん猫ちび

チームス?使い方分からないから使わん!

このような方に向けてお話したいと思います。

TeamsやSlackのようなビジネスチャットが登場し、普及した理由。。

それは、僕の仮説ですが世の中のビジネスマンの多くはEメールを嫌っているからだと考えています。

なぜか。

理由は以下の通りです。

  • 自分宛てのメールを探すのに時間がかかる
  • 送信したメールを編集、取り消しできない
  • 正式な日本語を使わないといけないので、一通のメール作成に時間がかかる
  • 過去のメールが検索しにくい
  • 離職者が出ると、過去の情報が闇に葬られる
  • デザインがイケてない(テキストばかりで疲れる)

そこで、今回はMicrosoft Teamsを利用することによってこのような問題点がどうやって改善されるのか、またその他Outlookには無い優れている点などを紹介していきます。

ちなみに僕はOutlookを10年以上、Teamsを2年くらい会社で使っています。

マイクロソフトの回し者では無いのですが、Teamsは将来Outlookに取って代わるツールだと考えているので、その理由を書いていきます。

ちなみに「チームス?何それ?」という方は以下の記事をご覧ください。

関連記事 Microsoft Teams(マイクロソフト・チームス)とは?Slackを超えるビジネスチャットツール

多くのビジネスマンがEメールを嫌っているという証拠

平均の会社員がメール確認に費やす時間は労働時間の28%を占める

毎日数時間を費やす。平均の勤労者がメール確認に費やす時間は労働時間の28%を占め、実に124通ものメールを毎日受信/送信しているとも言われている。
引用: https://note.com/fromthealley/n/nac5e20c7d188

思い当たるフシがあるのではないでしょうか。

SuperhumanというEメールを爆速にするソフトが流行している理由

多くのビジネスマンがEメールを嫌っているという証拠

EメールをTeams風に変身させる「Superhuman」というEメールソフトをご存知でしょうか?

現在ベンチャーキャピタルなどから33億円の出資を受けていて、評価額は260億円にも昇ると言われている超注目のスタートアップ企業です。

参考 Superhuman founder seeks to raise debut venture fund | Tech Crunch(英語)

Superhumanのサービスは、今アメリカのスタートアップやマーケッター界隈で話題になっているEメールを爆速にするEメールソフトを提供しています。

しかも!

月額30ドルもするにも関わらず、現在世界中で注文が殺到しています。

購入は招待性で、現在18万人の人が順番待ちのリストに名を連ねているそうです。

参考 Superhuman 公式サイト

特徴をさらっと見たのですが。。

世界のヘイショー

TeamsとかSlackと同じやん!

つまりSuperhumanとは、OutlookやGmailなどのEメールサービスをTeamsのようなビジネスチャット風に変身させるツールなのです。

世界のヘイショー

それだったら最初からTeams使えばいいやん(-_-)

まあいろいろな事情があってEメールを使わざるを得ないことは理解しますが、事実として月額30ドルを払ってEメールをTeams風のアプリに変身させようとしている人が18万人順番待ちをしている訳です。

Eメールがダメな理由

自分宛てのメールを探すのに時間がかかる

僕は会社で1日に200通くらいのメールを受信しますが、自分宛てのメールは5件くらいです。

問題なのが、その5件のメールを探すために200通のメールを全てチェックしなければならないこと。

世界のヘイショー

たったそれだけのために10分毎にメールをチェックするとか。。ええ加減にせぇよ!

Eメールは、トピックに関連する可能性がある人物をかならず宛先またはCCに入れなければなりません。

なぜなら、含めなければ該当者はその情報を知る術が無くなるからです。

つまりメールの送信者は、リスクを避けるためにある程度関連性の薄い人に対してもCCに含めてメールを送信します。

結果として、多くの人が自分の業務に対して関連性の薄いメールを毎日大量に受信することになります。

Teamsを利用することによってどのように改善されるか

Microsoft Teamsの通知

自分宛てにメッセージが送られた時は、上記のように分かりやすい形で通知があります。

また、PCにポップアップで表示されるので、見逃すことはほぼ無いです。

Lineみたいな感じやな

ふきげん猫ちび

Teamsのチャンネルにコメントが入った時

プロジェクトのスレッドに新しいコメントが入った時は、上記の画像のようにプロジェクト名が太字で表示されます。

世界のヘイショー

気になれば見に行けばいいし、忙しければ放置しても良いでしょう。

つまり、Teamsでは「自分宛てにメッセージが来た時」と「プロジェクトで誰かがコメントした時」のUXが異なります。

逆にEメールではこの二つのUXが同じなので、消耗しやすいのです。

送信したメールを編集、取り消しできない

過去に送信したメールで後悔したことはありますか?

世界のヘイショー

ないと答える人はいないと思います。

Teamsは掲示板みたいな感覚で使えるので、後から自分のコメントを編集することが可能です。

正式な日本語を使わないといけないので、一通のメール作成に時間がかかる

Eメールの文章は、礼儀正しい日本語を使わないといけないという暗黙のルールのようなものがあると思います。

世界のヘイショー

ただし、これによって生産性が落ちているのではないかと疑問を持っています。

僕の苦い経験をお話させていただくと、過去にマイクロマネージメントで有名な上司がいたのですが、僕がEメールを送るたびにどうでもいいようなことを指摘してきて送りなおさせる人がいました。

僕としては、チームの皆にメールを送った後に「すみません、先ほどのメールを訂正させてください。」という感じで立て続けに送ることになるので、何回も続けてメールして申し訳ないな~という気持ちでいっぱいでした。

結果として、メールを作成するのに2倍くらいの時間をかけるようになったり、メールを送る前にその上司にレビューしてもらうようになりました。

世界のヘイショー

今思えばすごく生産性が悪かったような。

Teamsを利用することによってどのように改善されるか

Teamsはチャット風のUIなので、カジュアルな文体になるので気が楽だし、コミュニケーションのスピード感が爆速になりました。

後からコメントを修正できるので、送るのに躊躇することはもうありません。

あと、それぞれがフラットな立場でカジュアルに意見を言い合うので、「上司の意向を代弁する」みたいなこともなくなります。

世界のヘイショー

僕はいつも疑問に思っていました。「なんでお前(上司)が考えている面倒くさい意見を自分が代わりに言わなあかんねん。他の人から面倒くさいと思われるのは俺なんだぞ。」

Teamsを使うと、上司の指示内容にコメントを被せて他の人に伝えることにより、「あの人に指示されてこんなこと言っているんだ」と周りの方から理解してもらえます。

過去のメールが検索しにくい

Outlookを利用している人は過去のEメールを探すことはよくあると思いますが、時間がかかったりどこにあるか分からなかったりした経験はないですか?

僕はあります!

ふきげん猫ちび

おそらくOutlookの検索はテクニックを使えばいろいろできると思いますが、僕は覚えるのが面倒だったのであまり使いませんでした。。

Teamsを利用することによってどのように改善されるか

 

Teamsで過去の情報を遡る際は以下の二つの方法を用いて行います。

  1. チャンネルのスレッドに行って、履歴を遡る
  2. 検索機能を利用する

僕は実際に仕事をしている中で、最近のやりとりの内容であれば1の方法で探します。

昔の話であれば2を使いますが、フィルターを使うとかなり絞り込むことができるので探すのが楽です。

Teamsを利用することによってどのように検索が改善されるか

ふきげん猫ちび

Teamsの方がフィルターが多い分、絞り込みが楽にできますな。

Teamsは検索性能がOutlookよりも圧倒的に優れているので、過去の会話内容をノウハウとして積み上げていく感覚を味わうことが出来ます。

離職者が出ると、過去の情報が闇に葬られる

これも会社あるあるですね。コミュニケーションが各個人のアカウントに収納されているので、アカウントが削除されると履歴が消えてしまいます。

Teamsは共有スペースで各個人がコミュニケーションしているので、共有スペースが消えないかぎり履歴は残り続けます。

デザインがイケてない(テキストばかりで疲れる)

Eメールは昔からあるサービスなこともあってか、UIがテキスト中心なので異様に疲れますよね。

逆にTeamsやSlackはビジュアルがEメールよりは少し馴染みやすいと思います。

Outlookには無いチームスの特徴

会話をURLで共有することが出来る

個人的に、Webの一番の特権とは画面間の移行を一瞬で行うことが出来ることだと考えています。

各会話はすべてリンク生成が可能なので、以前の会話を参照する機会があればURLを貼り付けるだけで辿り着けるようになります。

ファイルを共有するフォルダーがある

Teamsには共有フォルダーがあるので、誰かにファイルを送りたい時は以下の手順で行うことが出来ます。

  1. ファイルを共有フォルダに保存する
  2. ファイル、またはフォルダのリンクを生成する
  3. メッセージでURLを共有する

これによってメッセージを受けてる側は1クリックでファイルを閲覧することが可能になります。

チャット、電話、カレンダー機能、オンライン会議もある

Jabber、Zoomなどの機能も兼ね備えているので、とりあえずTeamsを開けておけばそこから1クリックでいろいろな機能が利用できます。

PlannerやOneNoteと連携すれば、タスクマネージメント、ノート機能も利用できます。

まとめ

この記事を読むといかにTeamsがEメールを上回っているのかが分かると思います。

まぁ考えてみれば当然のことで、基本的にWebサービスと言うのは後発有利です。

なぜかというと後発のサービスは既存のトップシェアのツールの問題点を研究、改善した上でコスパの良い料金で市場に投入してくることが多いからです。

  • Dynalist > Workflowy
  • Google Spread Sheet > Microsoft Excel
  • Line > SMS
  • Notion > Evernote
  • Asana > Trello
  • iMovie > Windows Movie Maker

世界のヘイショー

例を挙げたらきりがありません。。

今回の記事は以上になります。

最後に一言、おそらく2~3年後に社内コミュニケーションツールにEメールを使っている企業はなくなっていると思います。

だから今のうちにTeams(もしくはSlackでも構いません)などのビジネスチャットツールを使いこなせるようになっておくことをおすすめしますよ。

ご精読ありがとうございました。

関連記事 社内にMicrosoft Teams(チームス)を普及させたい方へ。無料相談お受けします。

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