Microsoft Teams(チームス)運用のコツ【2年使い倒したノウハウ】

チームス:返信は同じ質問のスレッドにする(1トピック1スレッド)+各スレッドにはタイトルを付ける

ふきげん猫ちび

チームスを使えるようにはなってきたんだけど、みんな初心者だからカオスになってる。。上手く情報整理するにはどうしたらいいの?
もっとスキルを上げて、プロジェクトマネージメントを極めていきたい!

ふきげん猫ちび

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使い方のコツとかある?

このような声にお応えするために、チームスを2年間使い倒した僕が習得したノウハウを公開します。

世界のヘイショー

初心者~中級者向けの記事です。

ちなみに「チームスって何?」という方は以下の記事をご参考ください。

関連記事 Microsoft Teams(チームス)とは?ツールマニアが解説

デスクトップアプリは使わず、ブラウザバージョンを使う

基本的に各デジタルツールはすべてブラウザバージョンで利用する方が利便性が高い場合が多いです。

僕はOutlook、Notion、エクセル、ワードなど、全てブラウザで作業しています。

主な理由は各アプリの切り替えが楽なことと、その他にもいろいろなメリットがあります。

ちなみにチームスに関しては、デスクトップアプリは動作が重い(2019年12月時点)です。

返信は同じ質問のスレッドにする(1トピック1スレッド)+各スレッドにはタイトルを付ける

チームス:返信は同じ質問のスレッドにする(1トピック1スレッド)+各スレッドにはタイトルを付ける

同じトピックの場合は一つのスレッドにまとめる、各スレッドにはタイトルを付けるというルールを徹底すると、タイムラインが綺麗になるのでおすすめです。

チームスがSlackやその他のチャットツールよりも優れている理由がこれです。

特にSlackに慣れている人は「タイトルを付ける」「同じスレッドに返信をする」というUXに慣れていないので注意する必要があります。

余計な人にCC(メンション)しない

チームスのメリットとしては、自分宛てにメンションが付けられた時に分かりやすい通知が来ることです。

ただし自分宛てのメッセージではないのに通知が頻繁にくるようでは、チームスを使うメリットが少なくなります。

チームスはEメールと違って全てのコミュニケーションがタイムラインに残っていて、誰でもいつでも見ることが出来るので、余計なCCは不要です。

チャットはなるべく使わず、タイムラインに投稿する

タイムラインを使わずにグループチャットでやりとりをしている人を見たことがあるのですが、これだと履歴が残らないし会話がプライベートになるので避けた方が良いです。

もちろん、他の人に知られるとまずい内容やものすごい雑多な用事であればチャットでも良いと思います。

文字は少なめに。なるべく箇条書きを使ったり、スクショを貼り付ける。

長い文章の山を読むのが好きな人はあまりいないと思います。

文章はなるべく少なく、出来るだけビジュアルで説明した方が相手の消耗が少なく済みます。

今後はスマホで仕事を済ます人も多くなると思うので、出来るだけチャットみたいなコミュニケーションを心掛けるようにします。

「いつもお世話になります」「お疲れ様です」「よろしくお願いします」というような言葉も不要です。

ちなみにスクリーンショットは、WindowsのPCだとShift + Win + S で範囲を指定してスクリーンショットを撮る → Ctrl + V で貼り付けが出来ます。

所要時間3秒。

世界のヘイショー

このショートカットは超絶便利なので、1日10回くらいは使っています。

メッセージにファイルを添付する時のコツ

僕は以下のような形でファイルを送ります。

  1. ファイルをチャンネルのFileのにアップする
  2. リンクを作成して、メモっておく
  3. メッセージを投稿する時に、リンクを貼り付ける

これだと相手はリンクをクリックするだけでファイルが閲覧できるので、楽です。

出来れば、アンカーテキストもしっかり考えてリンクを渡します。

チーム、チャンネルは増やしすぎない

チーム、チャンネルを増やしすぎると、探すのが大変になります。

おそらくこれはほとんどの組織で起きていると思いますが。。

チームを乱立させないコツは、部署毎にチームを作って、プロジェクト毎にチャンネルを作ることです。

ただ短期で完結しそうなプロジェクトで後から読み返す機会が少なそうなものについては、新規のチャンネルを作成せずに「General」内でやりとりした方が良いです。

余計な機能は使わない

いろいろな外部サービス(Trelloなど)と連携できるのですが、基本的にはConversation、Filesのみで十分です。

デフォルトでWikiというタブがあるのですが、使いにくいので不要です。共有ノートが必要であればタブを新規作成して、Wordで代用します。

あとPlannerというタスクマネージメントのツールがあるのですが、割と便利ですが個人的にはSharepointの「Project task list」を利用した方が利便性が良いです。

OneNoteも試しましたが、動作がものすごく遅いので辞めました。

その他にも一通り試しましたが、連携させるメリットを見出せませんでした。

まとめ

まだまだ書ききれていませんが、一旦公開します。

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