Notionでタスク管理&プロジェクトマネジメントを行う方法

このような声にお応えします。

ちなみに僕は会社でプロジェクト・マネジメントの仕事をしていますが、試行錯誤した結果、「コミュニケーションはMicrosoft Teams、ドキュメント＆タスクマネジメントはNotionで行うのがベスト」という結果にいきつきました。

今回は、僕が実際に行っているタスク管理の方法を解説します。

ちなみに「Notionって何？」という方は以下の記事をご参考ください。

関連記事 オンラインノート「Notion」とは？【感想&レビュー】

Notionのタスク管理が優れている理由

僕がNotionを推している理由は、UIを表型とカンバン型に簡単に切り替えることが出来るからです。

実はTrello、Asana、Microsoft Plannerはこれが出来ないんですよ。。

後はオンラインノートとしてフル活用しているので、常時起動しているという点も起因しています。

Notionのタスク管理を行う手順（STEP by STEP）

STEP 1 ドキュメントを新規作成する

1. 「New Page」をクリックすると、新規ドキュメント作成用の白のボックスが出現します
2. ページのタイトルを入力します
3. Tableをクリックします

すると、以下の画面へ移行します。

STEP 2 表の項目を入力する

Name、Tags、Filesと書かれてあるテキストを変えていきます。

1. ①のボックスのテキストを変更
2. ②のProperty Typeを変更
3. ③は基本的にTextを選択すればOK

完成するとこんな感じ。

今回は、タスク、担当者、期限、ノートを入れておきました。

他にも必要な場合は+のアイコンをクリックすると行を追加できます。

STEP 3 内容を入力する

リマインダーはどうするのかという質問があると思いますが、僕は上記のページをスクショで撮ってMicrosoft Teamsに投稿してチームの皆に知らせています。

「自動でリマインドできないの？」と思われるかもしれませんが、チーム全員がNotionを使っていれば可能です。

ただし僕の経験上、自動のリマインダーよりもTeamsの投稿で直接話しかけた方が効果的なので、この方法を用いています。

カンバンスタイル（Trelloみたいなビジュアル）で管理したい人へ

STEP 1 UIを表→カンバン・スタイルに変える

1. 「Add a view」をクリック
2.  ビューの名前を入力（Kanban Viewとかで良いと思います）
3.  Boardをクリック
4. 「Create」をクリック

すると、UIが以下のようにカンバン・スタイルに変身します。

STEP 2 横軸の項目を追加する

「Add a Group」をクリックして、横軸の項目を追加します。

僕の場合は、以下の項目で整理します。

• Done
• 今日
• 今週
• 来週以降

STEP 3 カードをドラッグ＆ドロップでステータス毎に振り分ける

STEP 4 「No Status」の行を隠す

最後に、一番左の不要な行を隠します。

完成形はこんな感じです。

まとめ

今回のテンプレは出来るだけシンプルに説明するために、最低限の操作に留めました。

完成したページは以下のリンクからアクセスできます。

参考 タスク管理のテンプレ | Notion