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Notionでタスク管理&プロジェクトマネジメントを行う方法

Notionでタスク管理&プロジェクトマネジメントする方法

ふきげん猫ちび

Trelloでやっているタスク管理をNotionでも出来る?
プロジェクト管理のベストなツールってなに?

ふきげん猫ちび

ふきげん猫ちび

個人のTo Doリストの管理をNotionで行いたい

このような声にお応えします。

ちなみに僕は会社でプロジェクト・マネジメントの仕事をしていますが、試行錯誤した結果、「コミュニケーションはMicrosoft Teams、ドキュメント&タスクマネジメントはNotionで行うのがベスト」という結果にいきつきました。

世界のヘイショー

Notionの認知度がもう少しあがればすべてNotionで行うのがベストなんですが、まぁ仕方ないです。

今回は、僕が実際に行っているタスク管理の方法を解説します。

ちなみに「Notionって何?」という方は以下の記事をご参考ください。

関連記事 オンラインノート「Notion」とは?【感想&レビュー】

Notionのタスク管理が優れている理由

僕がNotionを推している理由は、UIを表型とカンバン型に簡単に切り替えることが出来るからです。

実はTrello、Asana、Microsoft Plannerはこれが出来ないんですよ。。

後はオンラインノートとしてフル活用しているので、常時起動しているという点も起因しています。

Notionのタスク管理を行う手順(STEP by STEP)

STEP 1 ドキュメントを新規作成する

Notionでタスクマネジメントする方法①

  1. 「New Page」をクリックすると、新規ドキュメント作成用の白のボックスが出現します
  2. ページのタイトルを入力します
  3. Tableをクリックします

すると、以下の画面へ移行します。

Notionでタスクマネジメントする方法②

STEP 2 表の項目を入力する

Notionでタスクマネジメントする方法③

Name、Tags、Filesと書かれてあるテキストを変えていきます。

  1. ①のボックスのテキストを変更
  2. ②のProperty Typeを変更
  3. ③は基本的にTextを選択すればOK

完成するとこんな感じ。

Notionでタスク管理する方法④

今回は、タスク、担当者、期限、ノートを入れておきました。

他にも必要な場合は+のアイコンをクリックすると行を追加できます。

世界のヘイショー

個人的には、行は4行くらいに収めるのがベストです。行が増えると読む気が失せる人は多いので、なるべく絞るようにしましょう。。

STEP 3 内容を入力する

Notionでタスク管理する方法⑤

世界のヘイショー

これだけあればタスク管理は出来ますね。これがもっともシンプルな使い方です。

リマインダーはどうするのかという質問があると思いますが、僕は上記のページをスクショで撮ってMicrosoft Teamsに投稿してチームの皆に知らせています。

「自動でリマインドできないの?」と思われるかもしれませんが、チーム全員がNotionを使っていれば可能です。

ただし僕の経験上、自動のリマインダーよりもTeamsの投稿で直接話しかけた方が効果的なので、この方法を用いています。

カンバンスタイル(Trelloみたいなビジュアル)で管理したい人へ

STEP 1 UIを表→カンバン・スタイルに変える

Notionでタスク管理する方法⑥

  1. 「Add a view」をクリック
  2.  ビューの名前を入力(Kanban Viewとかで良いと思います)
  3.  Boardをクリック
  4. 「Create」をクリック

すると、UIが以下のようにカンバン・スタイルに変身します。

Notionでタスク管理する方法⑦

STEP 2 横軸の項目を追加する

Notionでタスク管理する方法⑧

「Add a Group」をクリックして、横軸の項目を追加します。

僕の場合は、以下の項目で整理します。

  • Done
  • 今日
  • 今週
  • 来週以降

STEP 3 カードをドラッグ&ドロップでステータス毎に振り分ける

Notionでタスク管理する方法⑨

STEP 4 「No Status」の行を隠す

Notionでタスク管理する方法 10

最後に、一番左の不要な行を隠します。

完成形はこんな感じです。

Notionでタスク管理する方法 11

まとめ

今回のテンプレは出来るだけシンプルに説明するために、最低限の操作に留めました。

完成したページは以下のリンクからアクセスできます。

参考 タスク管理のテンプレ | Notion

世界のヘイショー

ご精読ありがとうございました!

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