プロジェクトマネジメントのプロセス&手法【お勧めツールも】

Web制作のヒアリング

こんにちは、世界のヘイショーです。

最近は日本の会社でいろいろと思うことがあります。

ふきげん猫ちび

なんでこの仕事自分がやらないといけないの?
上司から「みんなで相談しながら進めろ」って言われたんだけど、意見がまとまらなくて話が進まない。。

ふきげん猫ちび

ふきげん猫ちび

あの人が全然仕事しないせいで仕事が進まないんだけど。。
みんなそれぞれ言いたい放題で、よく分からないことになってる。。

ふきげん猫ちび

実はコレ、僕が思うだけではなくて友人からもこのような話をよく聞きます。

結論から言うと、以下の内容を実践することで解決します。

  • プロジェクトのプロセスをテンプレ化する
  • 各自の役割をはっきりさせる
  • 仕事が出来ない人は入れ替える

で、プロセスはこんな感じ。

これは僕が海外の会社で働いていた時や、今の会社(外資系)のアメリカ人の働き方を見ながら学びました。

アメリカ人は役割分担が上手く出来るので、チームで働くことに対するストレスが少ないし、進行スピードが圧倒的に早いです。

これを徹底しているおかげかどうかは分かりませんが、アメリカは世界の時価総額TOP50に31個の企業がランクインしています。

今回の記事では、プロジェクトマネジメントの正しい流れについて解説していきます。

プロジェクトマネジメントの流れ

まず、登場人物は以下の3通りです。

  • 依頼元… クライアントやビジネスオーナー、会社ではPOと呼ばれる人達であったりします。
  • Project Manager(PM)… 取りまとめ役
  • Excuter… 作業者

基本的な流れは以下の通り。

  1. 依頼元から依頼が入る
  2. PMが課題定義(ヒアリング)
  3. PMが提案→ プレゼン
  4. 依頼元が承認
  5. PMがキックオフドキュメント、ロードマップ、KPIレポート作成
  6. PMがタスクをリストアップして(WBSと呼ぶ)、各専門家へアサインする
  7. Executer(複数人)がタスクを遂行する

それぞれについて詳しく解説していきます。

1.依頼元から依頼が入る

依頼元は、PMに主に課題を伝えるだけで良いです。

人によっては「こういう課題があるからこのように改善してほしい」と言ったように改善案まで指定する人がいますが、そうすると選択肢が狭くなるのでベストの改善案を実行できない可能性があります。

あと他によくある間違いが、依頼元が2~7の仕事を自ら行うこと。

依頼元の仕事は「課題を投げる」「承認する」「PMの報告を受けて結果を出してない人、サボるを入れ替える」「PMを入れ替える」、この四つしかありません。

海外では結果を出さなければクビになることが多いので、みんな自分の仕事を遂行するように必死に頑張ります。

なので他人から自分の仕事に干渉されると「邪魔された」と思います。

誰かが自分の仕事を代わりに行ったとしても、結果に対する責任を取るのは自分なので当然と言えば当然です。

2.PMが要件定義(課題をヒアリング)→ 提案 → 依頼元が承認

これらの内容はドキュメントに残しておくと後で揉めた時に証拠を参照できます。

よく社内のプロジェクトでこのステップを飛ばすることがありますが、プロジェクトが進行した後に依頼元から「これ違う」と言われてすべてひっくり返るという最悪の事態に陥る可能性があります。

3.PMがキックオフドキュメント、ロードマップ、KPIレポート作成

これらのドキュメントがあることによってチーム全員がプロジェクトに対する理解度を深めることが出来ます。

チーム全員でミーティングして意見を出し合う必要とかはありません。PMがドキュメントを作って説明すれば良いだけです。

4.PMがタスクをリストアップして各担当者へアサインする

「これらのタスクを全部実行すれば目標が達成できる」というような内容のタスクをすべて洗い出します。

どのくらい細かく分けるかは人によりますが、出来るだけ細かく分けた方が状況が良く分かります。

そうすることによってデイリーベースで担当者の仕事の進捗状況が分かるので、プロジェクトの進行が遅れている場合に早めに気付くことができます。

エクセルに書き出しても良いですが、今はTrello, Planner, Asana, Notionなど便利なタスクマネージメントシステムがあるので、活用すると効率が劇的に向上します。

5.Excuterがタスクを遂行する

各担当者は「なにをいつまでに行う」という指示が与えられるので、あとはそれを期限通りに行うだけです。

これらの担当者の方は専門家が多いです。

例えばWeb制作のプロジェクトだとデザイナー、プログラマー、ライターなど。

アメリカの場合は社員ではなくフリーランスが行うことが多いです。

ちなみに僕も経験からすると、フリーランスの方が仕事をきっちりこなしてくれるし、ダメであれば入れ替えが容易なので立て直しが図れます。

PMとExcuterにはKPI(目標)が設定されていて、達成できなければ切られる

KPI(一言で言うと目標)というのは、例えばExcuterであれば仕事の遂行率であったりアウトプットの質であったりします。ダメであれば容赦なく切られます。

PMのKPIは、POから出された課題が改善されているかどうかを数値で表したものになります。

例えばWebサイトであれば、訪問者数や購入者数、売り上げなど。

これもダメであれば入れ替わりがあります。

厳しい世界ですが、結果を残す自信が無ければこの業界から身を引いた方が良さそうです。

おすすめツール

SlackまたはMicrosoft Teams

一言で言うとグループチャットのツールなのですが、プロジェクト毎にコミュニケーションをまとめることが出来るので、Eメールよりも圧倒的に楽です。

アメリカのスタートアップ系はSlack、大手はTeamsを好む傾向にあります。

Notion

僕が愛用しているのですが、タスク管理~ドキュメント作成まで全てこれに収めることが出来るのですごく楽です。

神ツールだと確信していますが、ユーザー数が少ないのでまだチームで使ったことは無いです。

TrelloまたはAsana

Trelloはタスク管理の定番ツールです。

Asanaは新しいので、Trelloよりも優秀だとよく聞きます。

G-Suite

最近はアメリカのスタートアップ系を中心にG-Suiteを使っている人が増えてきてました。

僕も利用しましたが、Outlook 365よりも上回っているような気がします。

今のところそんなに大差は無いけど、将来的にG-Suiteが主流になっていくような気がします。

まとめ

先日日本在住のアメリカ人の友人と話していたのですが、日本では「皆で相談しながらプロジェクトを進めていく」みたいな風潮がありますが、世界的に見てもこれは珍しいです。

「アメリカでこの方法でプロジェクトを進めると誰も何もしないだろうね」と言っていました。

逆にアメリカのようにシステマチックな方法で進めると誰が担当してもプロジェクトは進むし、同僚に媚びる必要もないです。

「みんなでこれについて考えよう」みないな無駄なミーティングも少なくなります。

みんなで集まってその場で思いつきのアイデアを出し合うよりも、PMがデータ分析をしたりネットで調べながらベストなソリューションを考えてドキュメントにまとめた方が優秀なアウトプットが出せるケースが多いです。

キャリアについて考えている方へ

この記事を読んでいる人で会社員の方がいるとすれば、自分がPMタイプか専門家タイプかを決めておいた方が良いです。

外資系の転職エージェントでコンサルタントと話をすると、まずはじめに「Are you a manager type or excuter type?(あなたはマネージャータイプですか、それとも作業者タイプですか?)」と聞かれると思います。

PMタイプであれば各プロジェクトのドキュメントまとめてポートフォリオを作ると良い会社へステップアップできます。

Excuterタイプの場合は、自分が提供できるスキルを書き出して、それぞれのスキルを高めていくと単価を上げることが出来ます。

ヘイショーからは以上です。ご精読ありがとうございました!

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