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チームにタスク管理シートを浸透させる方法と使い方のコツ

タスク管理シートのテンプレ

ふきげん猫ちび

チーム内で明らかに仕事量に偏りがある
他のメンバーが何をやっているか分からない

ふきげん猫ちび

ふきげん猫ちび

ある社員が残業時間がひたすら多いのにアウトプットが見えない

このような状況にいる人々に向けて、タスク管理シートの重要性と使い方のコツについて解説したいと思います。

この記事の内容
  • タスク管理シートとは?
  • おすすめツール
  • テンプレート無料配布
  • メリットとデメリット
  • 使い方のコツ

僕は過去にアメリカでフロントエンドエンジニアとして働いていたり、優秀なプロジェクトマネージャーの元で働いていろいろ教えてもらったり、実際に10人くらいのチームにタスク管理シートを導入させた経験があります。

今回は、そんな中で得たノウハウを共有したいと思います。

また、この記事は個人のタスク管理というよりは「いかにチームにタスク管理を導入するか」に軸に置いた内容になっています。

ヘイショー

自分で使いこなしたり、ITリテラシーの高い人たちとタスク管理を行うのはとても容易なのですが、ある程度の規模の会社で導入するのは実は難易度が高いです。

個人的にはこれが上手くいくようになれば「優秀な人に仕事が偏る」「残業体質」といった状況が改善すると思うので、危機意識を持っている方にはぜひ前向きに取り組んでいただければと思います。

タスク管理シートとは?

タスクが一覧化されていて、担当と成果物が定義されている表みたいなものです。

タスク管理シートの呼び方はいろいろある

タスク管理シートの呼び方はいろいろあって、ToDoリスト、タスク管理表、タスクマネジメントシステム、タスクマネジメントシート、WBS(Work Breakdown Sheet / ワークブレイクダウンシート)などとも呼ばれています。

一般的にはToDoリストは個人用、タスク管理系は個人もしくはチーム、WBSは特定のプロジェクトで構成されたチームに対して使われます。

ヘイショー

僕の場合は「タスク管理シート」と呼んでいます。チームのタスク一覧を共有する、またはプロジェクトやBAUを問わずリソースを管理するシートのことです。

タスク管理とWBSの違い

タスク管理とは、作業の実行状況を把握することです。プロジェクトにおける作業は、通常WBS(Work Breakdown Structure)により階層型に分解します。こうして分解された階層構造の各作業のことをタスク(=Work)と呼び、タスクの実行状況を把握して共有することをタスク管理と言います。

引用:タスク管理とチケット管理 | OBPM Neo

ヘイショー

ここで紹介するノウハウはどちらかというとWBSに近いです。なのでWBSのノウハウを習得すれば、チームにタスク管理シートを導入することは容易になります。

おすすめのタスク管理ツール

いろいろなツールがありますので、候補を以下に書き出します。

  • Trello … 知名度もアリ、一番使われることが多い。無料である程度使える。
  • Asana … Trelloより後に出てきて、最近シェアとぐんぐん伸ばしている注目のツール。有料。
  • SmartSheet ... 個人的に一番好きなやつで、過去2社ではこれが利用されていました。Googleシートを爆速にしてタスク管理用に使いやすくしたようなイメージ。有料。
  • Jira ... エンジニアが利用するツール。高機能だけど慣れるまである程度時間がかかる。ITリテラシーが高い集団向け。
  • Googleスプレッドシート(またはExcel … 普通ですが、実はこれが一番使いやすかったりします。
  • Notion … ドキュメント作成を一緒に出来るので、チーム全員がNotionを使いこなせていればかなり有望。
  • Microsoft Planner … シンプルなUI、Microsoft365に含まれているので多くの会社員は無料で利用できる、Microsoft Teamsと連携できるのが強みです。

ちなみに今まで一番使いやすかったのは、有料ですがSmartSheetでした。

ヘイショー

ただ新しいツールの導入は少し手間がかかるので、会社がすでに使っているものがあればそれを使用する、ないのであればGoogleスプレッドシートで始めることをお勧めします。

タスク管理シートのテンプレート

こちらは僕が作ったGoogleスプレッドシートのテンプレですが、無料でお渡ししますので欲しい方がいればLINEからお知らせください。

付いている機能は以下の通りです。

  • + / – のボタンをクリックするとすべてのグループを閉じる or 開く
  • カラムF、Gに日付を入力するとK行以降のセルにガンチャートが自動で入る
  • E列のチェックボックスをクリックすると、該当する行のテキストがグレイ色になり、取り消し線が入る

ヘイショー

SmartSheetのUX/UIに似せています。GASやGoogleシートの最新の数式をいろいろ盛り込みました。

タスク管理シートのメリットとデメリット

ざっと考えたメリットとデメリットは以下の通りです。

メリット

  • タスク一覧の中から優先順位をつけることが出来る
  • タスクの受け渡しミスを察知できる(取りこぼしを防止できる)
  • 誰にタスクが集中しているか、誰が空いているかを確認できる = タスクをアロケーションして残業を減らすことができる
  • 全体の仕事量や進捗を皆で確認、共有できる
  • 過去に行ったタスクのログを取ることが出来る

デメリット

  • タスク管理を行うこと自体に時間がかかる
  • 嫌がる人がいる、マイクロマネジメントと呼ばれる
  • 意外に難しいので、コツを掴むのに時間がかかる

ヘイショー

タスク管理の重要性は、リモートワークの普及したこと、リソースの流動性が増えたことにより、ますます重要になっています

タスク管理シートの使い方のコツ

YouTubeなどで「WBS コツ」などで検索するといくつかの動画がヒットします。

以下に僕が気をつけているコツを紹介します。

1. シンプルに始める

まずはGoogleスプレッドシートで始めることをお勧めします。

いきなりAsanaみたいなイケてるツールを使うのもよいですが、アクセス権を管理するのが面倒だったり、ツールを使うのに一苦労するメンバーが出てきたりもします。

まずはシンプルなもので始めて、慣れてきて「こんな機能あったらいいな」という声が上がり始めたころに高機能な有料ツールを検討するのが良いです。

2. 管理者を一人つける

プロジェクトでWBSを管理する場合は、プロジェクトマネージャーやスクラムマスターと呼ばれる人が各タスクをモニタリングするのが一般的です。

このような人がいると、新規で登録されたタスクを精査したり、終わったタスクを片付けてくれたり、古いアイテムを削除してくれたりして、シートが整理されて見やすくなります。

ヘイショー

普通の組織だとタスク管理に人員を割くような余裕はないと思うので、基本的にはチームのマネージャーが行うのが効率的です。

3. 2週間に一回くらいは全員で各タスクを確認する時間を設ける

特定の人が更新しなかったり、タスク管理シートが完全に無視してしまうことも多いので、定期的にミーティングなどですべてのタスクを通してステータスを確認することをおすすめします。

全員が常に最新の状態に更新してくれるのであれば必要ないかもしれませんが。。

ヘイショー

僕は1~2週間に一度くらいの頻度で行います。これを高頻度で行う人もいますが、マイクロマネジメントと呼ばれてしまう可能性があるので気をつけましょう。

4. プロジェクトとBAU(ルーティンワーク)に分ける

優先順位が高い+大量のリソースを割く(例えば100時間以上など)スポット的な仕事をプロジェクトと定義して、別枠で管理します。

5. 細かい仕事はグループ化して常時載せておく

ミーティング、メール確認、コンテンツ更新など、定期的にある程度時間を取られるタスクは、以下のようにグルーピングしてBAUのところに載せておきます。

  • コンテンツ更新 … 5時間/週
  • Eメール配信 … 3時間/週
  • SNS投稿 … 3時間/週
  • Weeklyレポート … 1時間/週
  • メール確認、雑務 … 1時間/1日
  • ミーティング … 2時間/1日

普通はこのような雑務はタスク管理シートに記載しないのですが、僕は「ミーティング」や「メール確認」といった業務もグルーピングしてタスク管理シートに入れています。

ヘイショー

ミーティングやメール処理もしっかりリソースを消費しているという感覚を持つためにも記載しています。

6. 優先順位が高い順に並べる

タスク管理シートを確認する時は上から順番に見るので、上から順番に重要なアイテムを並べることで重要なタスクに意識を集中させることが出来ます。

7. チケットとリンクさせる

エクセルなどでタスクのリストを管理する場合、タスクの詳細が分かるように、内容が分かるドキュメントやチケットへのリンクを付けるのが良いです。

僕の場合はタスクのやり取りをすべてTeamsのスレッドで行い、スレッドのリンクをタスク管理シートの各アイテムに紐づけています。

よくある質問

タスク管理シートでリソースのモニタリングを行う場合、仕事を盛って少ない仕事量を多く見せてる人が出てきたらどうしますか?

これは導入前に実際に聞かれた質問でした。

  • タスクを細切れしてチケットを作りまくることで忙しく見せるひとが出てきたらどうするか?
  • チケットが多い=忙しいと錯覚しがちだが、それぞれのチケットは所要時間が変わる

ヘイショー

いくつかの解決策があります。

管理者が内容を精査する

管理者は新規作成されたアイテムを精査し、独立したタスクとして保持するか、他のアイテムのサブタスクとして下の階層に配置するかを決めます。

また意味不明な内容のタスクがあれば、そのタスクを登録した人に「どのような作業内容を行っているか」を確認します。

ヘイショー

管理者が新規で作成されたチケットの内容や所要時間を確認することで、より正確で整理されたタスク管理シートをキープできます

各タスクを詳細とリンクさせる

タスク管理シートではスペース上の問題でタスク名しか収納できないのですが、これだと架空のタスクが作成されたり、詳細不明のタスクがシート上に錯乱してきます。

なので、各タスクにはリンクを置くカラムを設けて、リンクをクリックすれば詳細に飛べるようにしておくと良いです。

ヘイショー

僕の場合はタスクの受け渡しはすべてMicrosoft Teams上で行っているので、Teamsの会話のリンクを各タスクに紐づけています。

時間のトラッキング、リソース管理機能が付いているツールを使う

SmartSheetではリソース管理機能が付いていたり、Asanaでは時間をトラッキングする機能がついています。

ヘイショー

使いこなすのは少し難しいですが、将来的にはこのような管理方法が標準化すると思います。

忙しすぎていちいち各タスクをタスク管理シートに書き込む時間が無いです。

タスク管理シートは忙しい人ほど必要です。理由は以下の通り。

  • 自分がキャパオーバーであることをレポートラインに共有できる、また証拠を提出できる
  • 各タスクをリストアップして優先順位順にならべることで、「一刻も早くすべてのタスクを片付けなければならない」という感覚から解放される
  • 今持っているタスクを頭の中で覚える必要が無くなる。スケジュールの管理など、タスク管理シートの管理者がサポートしてくれるようになる

ヘイショー

忙しい人は必ず自分のノートにToDoリストみたいなものを持っていると思いますが、それをクラウド上に保存してチーム全体が見れる場所に置くだけでさまざまなメリットが得られます。

タスク管理シートを使いだしたところでどうせ何も変わらないから、自分にとってのメリットはないと思います。

変える方法はあります。

タスク管理シートに自分のタスク一覧をすぐに見せられるようにしておくと、仕事を振られたときに「今これだけ抱えてるから、優先順位を考慮してこの場所に入れておきます。他のタスクで問題など起こらなければ〇〇頃に提出できます。」といったコミュニケーションが出来るようになります。

また、いきなりヘビーなタスクを急納期で依頼された場合、「今は仕事が集中している時期なので厳しいのですが、週に5時間程度なら捻出できます。このタスクに合計10時間ほどかかるとすると、約2週間後に提出することが可能です」といったコミュニケーションも出来ます。

ヘイショー

何の証拠もなしにこれを言われると「こいつ使いものにならないな」と思われたりしますが、ちゃんとタスクを管理していることを見せておくことで説得力が増します。

本来これはリソースを管理する人が行うべき仕事ですが、指示系統がバラバラだったり、レポートラインが上手く管理してくれない時には自分でこれを行うしかないです。

ヘイショー

はっきり言って難易度は高いですが、「激務だから」「ブラックだから」と諦める前に出来るだけのことを頑張って欲しいと思います。

まとめ

いかがでしたでしょうか?

タスク管理シートを上手く使いこなして、タスクが集中してしまっているかわいそうな人を救ったり、サボりまくっている人を発見してみてください。

ヘイショー

ご精読ありがとうございました!

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