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不要なミーティングが多すぎる会社での対策

不要なミーティングが多すぎる時の対策

ふきげん猫ちび

必要なミーティングと必要でないミーティングの違いは?
参加しているミーティングの8割が不毛だと思ってるんだけど、これって世間一般的にはどうなの?

ふきげん猫ちび

ふきげん猫ちび

上司からミーティングを開催するように依頼されているんだけど、効果的なミーティングをするためにはどうすればいいの?

このような疑問にお答えするために、以下の内容について解説します。

この記事の内容
  • 現代におけるミーティングの問題点
  • 必要なミーティングとは?
  • 必要のないミーティングとは?
  • 不要なミーティングを避ける方法

ちなみに僕は2020年は一日の4~6時間がミーティングに消費されるという環境で働いていたのですが、そんな編み出したノウハウを皆さんに共有させていただきます。

現代におけるミーティングの問題点を洗い出してみた

不要なミーティングを問題視しているのはあなただけではありません。

アメリカでは1日に5500万回ものミーティングが行われているという試算があります。出席者の時給に換算すると、会議にかかるコストは年間1兆4000億ドルで、これは2014年のアメリカのGDPの8.2%にあたる数字です。~~「Salary.com」が職場での時間の無駄使いについて調査を行ったところ、回答者3164人のうち、実に47%が「ミーティングが多すぎる」ことがいちばんの無駄だと答えました。「Too many meetings」とグーグルで検索すると、ヒット数は20万件以上にものぼります。
引用: 年間15%の人件費が「会議」に使われている衝撃 | 東洋経済

また、2020年はリモートワークの普及により、ミーティング時間がさらに増えたと言われています。

2020年は前年と比較して労働/残業時間が大きく増えていることが指摘されている。従業員の87%が毎日2時間近くも残業しており、年間残業時間は2019年の242時間から455時間に跳ね上がっている。その要因としてはまず、分散ワーク化が進んだ2020年には、オフィスでのカジュアルな会話に代わって「不要なミーティング」が増えたことが挙げられている。この不要なミーティングによる時間の浪費は、1人あたり平均で年間157時間に相当するという。
引用: ナレッジワーカーの7割が“燃え尽き”を経験、Asana年次調査 | Team Leaders

ヘイショー

ミーティングに不満を持っているのはあなただけではありません。

必要なミーティングとは?

  • 全員でタスク一覧と通して進捗状況を確認する場合
  • 文章のやりとりを何回か行った後、文章のコミュニケーションでは難しいと感じた時
  • 月一のマンスリーKPIレポートを共有する時
  • 会議に参加した人全員でアイデアを出し合う時
  • 雑談して関係性を良好にしたい時

ちなみに僕は決してミーティングを否定する訳ではなくて、たまには顔を合わせて雑談する場面も必要だと思います。

ただしその目的で行う場合は、タスクを出来るだけ文章のやりとりで片づけて余裕を持たせた方が雑談はしやすい雰囲気が出来ます。

不要なミーティングとは?

  • 一人の人が資料を読み上げるだけ
  • 連絡事項を伝えるだけ
  • 特定の人のみが発言し、他の人が発言できる雰囲気がない
  • いきなり質問して、その場で回答を求める

一番悪いパターンが、ミーティングを開催した一人の人が一方的な話をして他の人が聞くだけ、というパターンです。

では、なぜこのような人物が存在するのか。

理由は以下の通り。

  • このような人は、そのミーティングが他の人の時間を消耗しているという認識が無い
  • メールなどのやりとりだと反応が無いから、連絡事項を伝えたという確証が欲しい
  • 自分のアイデア、実績を他の人に見せ示したい

不要なミーティングを避ける方法

自分が忙しいということを伝える

僕の経験談ですが、昔となり座っている上司に何か質問がある度にいきなり話しかけて質問していた時期がありました。

その時に言われた言葉を今でも強烈に覚えています。

Y課長

お前なめてんのか?俺はお前の質問を一日中待ってるわけちゃうねんぞ。

これを柔らかいニュアンスで、さらに不要なミーティング対策に変換して言うとこんな感じでしょうか。

ヘイショー

すみません、今は優先順位の高いタスクが山積みになっており、他の緊急のタスクを優先する必要があるので今回は欠席させていただきます。もしこのミーティングが情報共有目的であればドキュメントを○○にお送りいただけますでしょうか?フィードバックが必要であればドキュメントを読んだ後に2~3日以内に返信します。質問があれば別途連絡させていただきます。タスクの依頼であればまずは概要を○○へお送りください。

この文章をテンプレ的に送れば大丈夫そうですね。

Teamsなどで連絡事項専用のチャンネルを作り、そこでなるべく返信してあげたりLikeをつけてあげる

ミーティングをリクエストしまくる人の特徴として、「連絡事項をEメールで送信しても誰も呼んでくれない」が挙げられます。

理由としては、このような方々は相手を配慮する気配りにかけているので、同僚から敬遠されがちだからです。

結果、ミーティングを開催せざるを得ない状況に追い込まれます。

このような流れが誕生するとチーム全体に悪影響を与えるので、文章のやりとりだけで連絡事項を伝えることが出来る仕組みを作ってあげることが必要です。

おすすめは、Microsoft TeamsやSlackなどで連絡事項専用のチャンネルを作り、そこに投稿してもらうことです。

関連記事 Microsoft Teams(チームス)とは?感想&レビュー

ヘイショー

仕組みで解決していきましょう。

おすすめの本

こちらの動画を見ればほぼ内容が分かるので本を購入する必要は無いのですが、以下の「スーパーミーティング」という本が売れているようです。

参考 SUPER MTG スーパー・ミーティング | Amazon.co.jp

ヘイショー

コツが44個ほど書かれているので、体系的に学びたい人にはおすすめです。

その他にも、僕の好きな中田敦彦のYouTube大学で「(ある条件の)ミーティングには出るな」という話がよく出てきます。

まとめ

ちなみに僕の成果はと言うと、2020年2月~11月頃は1日4~6時間あったミーティングの時間を1日1~3時間に減らすことが出来ました。

世間的なこの問題を解決していくのは難しいかもしれませんが、この記事に書いてある内容がライフハックとして浸透してくれることを祈っています。

ヘイショー

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